W dniu 15.03.2018 r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (dalej „Ustawa zmieniająca”). Wskazana ustawa zmienia dotychczas obowiązujące zasady dotyczące sposobu składania rocznych dokumentów finansowych (w tym sprawozdań finansowych, odpisów uchwał o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdań z działalności).
Zgodnie ze zmienionymi przepisami dokumenty finansowe mają być składane tylko przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości (art. 19e ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, dalej „Ustawa o KRS”). Wyłączona tym samym zostaje możliwość składania dokumentów finansowych w formie papierowej. Zmienione przepisy przewidują, że wskazane zgłoszenie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisanej jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Przepisy przewidują, że do zgłoszenia trzeba będzie dołączyć oświadczenie, iż dokumenty załączone do zgłoszenia spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości (dalej: Ustawa o rachunkowości). Zgłoszenie jest bezpłatne.
Zgodnie ze zmienionymi przepisami Ustawy o rachunkowości, które mają wejść w życie 01.10.2018 r., sprawozdania finansowe będą musiały być sporządzane w postaci elektronicznej oraz opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Ponadto, sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS będą musiałby być sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 45 ust. 1f i 1g Ustawy o rachunkowości). Zgodnie ze zmienionymi przepisami, w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS także sprawozdanie z działalności trzeba będzie sporządzać w postaci elektronicznej i opatrywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Dodatkowe dokumenty do sprawozdań finansowych (w tym uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty) będę musiały być składane przez wprowadzenie ich do systemu teleinformatycznego.
Przepisy przejściowe obowiązują od dnia 15.03.2018 r. do dnia 30.09.2018 r., w miejsce sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności sporządzanych w formie elektronicznej, do zgłoszenia będzie można dołączyć kopię ww. dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Wskazane zgłoszenie jest bezpłatne.
Ministerstwo Sprawiedliwości wyjaśniło, iż do złożenia dokumentów finansowych w okresie przejściowym w formie ich kopii, trzeba będzie:
- sporządzić sprawozdanie finansowe tradycyjnie (tj. w formie papierowej),
- po podpisaniu zeskanować je, tworząc elektroniczną kopię (skan),
- podpisać tę kopię zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej (tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator) i
- zgłosić do repozytorium dokumentów finansowych.
Portal do zgłaszania dokumentów finansowych dostępny jest w ramach systemu eKRS w zakładce „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. Do złożenia dokumentów wymagane jest posiadanie konta w systemie. Kontro można założyć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.
Wyjaśnić należy, iż wśród osób uprawnionych do zgłoszenia dokumentów finansowych nie ma prokurentów, gdyż przepis normujący podpisywanie zgłoszeń wskazuje, iż podpis musi pochodzić od osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, i która jest wpisana do KRS jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Prokurent, choć posiada uprawnienie do reprezentowania podmiotu wpisanego do KRS, nie jest jednak członkiem organu uprawnionego do reprezentowania takiego podmiotu (np. zarządu).
Idąc dalej wskazać należy, że przepisy ustawy o KRS wprowadzają regulację zgodnie z którą, w przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wnioskodawca może złożyć dokumenty finansowe za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek w dziale 3 rejestru przedsiębiorców o złożeniu dokumentów finansowych albo z wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS). Należy przyjąć, iż pod pojęcie negatywnej weryfikacji „podpadać” będzie sytuacja, w której osoba wpisana jako członek zarządu nie będzie miała ujawnionego w KRS numeru PESEL bądź numer ten będzie wpisany KRS w sposób nieprawidłowy. Złożenie dokumentów finansowych w ten sposób jest odpłatne.
Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości sprawozdania finansowe mogą być składane za pomocą portalu S24 także przez spółki, który nie były założone przy pomocy wskazanego portalu. Skorzystanie z funkcjonalności portalu S24 wymaga posiadania konta użytkownika. Wyjaśnić należy, iż utworzenie konta w eKRS (o którym była mowa powyżej) stwarza możliwość korzystania zarówno z portalu „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, jak również „S24 – Rejestracja Spółki Inne Wnioski”.
W tym miejscu dodać należy, że w komentarzach do Ustawy zmieniającej wskazuje się, że sposobem rozwiązania sytuacji zasiadania w organie uprawnionym do reprezentowania podmiotu wpisanego do KRS osób nieposiadających numerów PESEL może być złożenie wniosku o nadanie wskazanym osobom numeru PESEL bądź też dokonanie zmian w zarządzie. Choć wskazane sytuacje są oczywiście warte rozważania, z punktu widzenia złożenia dokumentów finansowych za rok 2017, może okazać się to zbyt czasochłonne. Wyjaśnić należy, iż zarówno uzyskanie przez członka zarządu numeru PESEL, jak również dokonanie zmian w składzie organu uprawnionego do reprezentowania spółki, będzie wymagało złożenia do sądu wniosku o dokonanie wpisu wskazanych wyżej zmian. Te zaś mogą nie zostać wpisane przed upływem okresu, do którego należy złożyć dokumenty finansowe.
W tym miejscu dodać należy, że w ramach nowelizacji ustawy o KRS wprowadzony został obowiązek dołączania do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów i prokurentów, oświadczenia tych osób obejmującego ich adresy do doręczeń oraz obowiązek zgłaszania w sądzie rejestrowym wszystkich zmian w tym zakresie. Nowelizacja wprowadziła także obowiązek wskazywania pełnomocnika do doręczeń w RP, jeżeli adres do doręczeń osoby reprezentującej podmiot wpisany do KRS, likwidatora lub prokurenta znajduje się poza obszarem UE, jak również – w przypadku spółek kapitałowych – obowiązek składania listy obejmującej nazwisko i imię oraz adres do doręczeń (albo firmę lub nazwę i siedzibę) członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. Ustawa o KRS w nowelizowanym brzemieniu wskazuje przy tym, że jeżeli wspólnikiem spółki kapitałowej jest osoba prawna omawiany wymóg należy zrealizować przez podanie imion i nazwisk oraz adresów do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej. Zmiany w zakresie danych pełnomocnika do doręczeń oraz członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu również muszą być zgłaszane do sądu rejestrowego.
Ustawa zmieniająca wskazuje, że:
- przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji (tj. od dnia 15.03.2018 r.) podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia obejmujące adresy do doręczeń osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów i prokurentów, chyba że informacja o adresie do doręczeń ww. osób znajduje się w aktach rejestrowych,
- przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji (tj. od dnia 15.03.2018 r.), spółki kapitałowe mają obowiązek złożyć do akt rejestrowych listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu.
Wśród komentarzy do Ustawy zmieniającej spotkać można słuszne głosy przestrzegające przed dokonywaniem zmian w składzie organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu wpisanego do KRS w „okresie sprawozdawczym”. Jak wynika bowiem ze zmienionych przepisów zgłoszenie dokumentów finansowych za pomocą systemu teleinformatycznego wymaga podpisania zgłoszenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisanej jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. W sytuacji, w której na ZZW zatwierdzającym sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki zostałaby podjęta uchwała o odwołaniu dotychczasowych członków zarządu i powołaniu nowych, w zasadzie nierealne stałoby się złożenie dokumentów finansowych w ustawowym terminie – tj. w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Przed upływem wskazanych 15 dni sąd rejestrowy musiałby bowiem ujawnić w KRS dane nowopowołanych członków zarządu uprawnionych do podpisania zgłoszenia.
W ramach zmian ustawy o KRS zwrócić należy uwagę, że nowelizacja przewiduje także, że od 01.10.2018 r. sprawozdania finansowe – po zamieszczeniu ich w repozytorium dokumentów finansowych – będą przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Zgodnie z uzasadnieniem do nowelizacji skutkiem ww. zmiany ma być zdjęcie z przedsiębiorców wpisanych do KRS dotychczasowego ciężaru składania sprawozdań finansowych równolegle w dwóch miejscach – tj. do urzędów skarbowych oraz do sądów rejestrowych wraz z wnioskiem o ujawnienie wzmianki sprawozdawczej.
Na koniec wyjaśnić należy, że omówione wyżej zmiany zasad składania dokumentów finansowych podyktowane są wprowadzeniem instytucji „repozytorium dokumentów finansowych”, to jest zbioru dokumentów finansowych prowadzonych w systemie teleinformatyczny dla każdego podmiotu obowiązanego do składania do KRS wskazanych dokumentów. Zmienione przepisy ustawy o KRS oraz innych ustaw mają na celu m.in. odciążenie sądów rejestrowych (dzięki elektronicznemu składaniu dokumentów finansowych wzmianki o złożeniu wskazanych dokumentów mają być wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS automatycznie bez udziału sądu rejestrowego ) oraz umożliwienie pozyskania informacji o kondycji finansowej podmiotu wpisanego do KRS przez szeroki krąg uczestników obrotu gospodarczego. Zgodnie ze zmienionymi przepisami prawo przeglądania repozytorium dokumentów finansowych ma mieć każdy, a ponadto, dokumenty zawarte w repozytorium dokumentów finansowych mają być udostępniane bezpłatnie za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.